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我国人事档案制度信任机制的建立与完善

胡伟峰刘乃贵 //m.auribault.com 2014-10-16 来源：光明日报

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　　作为一项常规性的公共管理工具，人事档案制度自20世纪50年代建立以来，对我国的信用建设、社会管理、福利分配等作出了重要贡献。在此过程中，我国人事档案制度与单位制等相关社会管理制度“共生共荣”，获得了社会民众的普遍认同。然而，随着我国从计划经济向市场经济的转型，以及社会治理方式的转型，我国人事档案制度的弊端也不断凸显出来。近年来，诸如死档弃档、虚假档案、克隆档案等问题不断出现，社会组织、用人单位以及社会民众对人事档案制度逐渐产生不信任。部分媒体调查显示，近年来我国人事档案制度的信任程度不断降低。对此，部分学者将其归因于计划经济向市场经济转型、单位制度与身份制度的瓦解以及民众流动性增强等客观环境及制度变化。笔者认为，除却这些原因，我国人事档案制度有效运行的前提要求与现实情形之间存在的诸多矛盾，也是造成信任度降低的重要因素。

　　全面与有限：人事档案信息与行政管理资源的矛盾

　　人事档案信息的全面性与档案制作、管理部门行政资源的有限性之间存在矛盾。根据我国《档案法》《干部档案工作条例》《流动人员人事档案管理暂行规定》《企业职工档案管理工作规定》等相关法律法规，我国人事档案内容包括履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料，学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料），政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料），参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹），处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见），录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料，以及其他可供组织上参考的材料等，几乎涵盖了个人全部信息。然而，除干部人事档案外，相关既有法律法规并未明确上述各种档案信息的具体负责部门以及不同档案信息的制作要求和相应形式要件，从而导致不同机构制作形成的档案信息在内容、形式等各方面存在较大差异。同时，从理论上来说，档案制作部门有义务保证档案信息的真实、准确和完整，但绝大多数档案信息并非由专职部门制作（组织人事信息除外），在有限的行政管理资源约束下，档案信息制作部门在确保正确的评价信息的同时也会造成档案信息空泛无物、提供的有效信息较少。此外，对人事档案管理部门而言，目前除组织部门对干部人事档案管理相对完备外，人社局、人才交流中心和有保管资质的企业通常只有少数几名工作人员负责档案管理工作，在有限的行政资源约束下，要完成上述各类档案信息的管理工作，其难度可想而知。

　　公正与偏私：档案制作部门与档案主体的矛盾

　　相关部门如实记载档案信息与理性经济主体之间存在矛盾。档案信息的有效性取决于各部门在档案信息的记录、收集、整理及保管等过程中公正无私、客观真实地记录档案主体的各种信息。然而，档案制作部门由于和档案主体之间存在天然的密切关系，很难做到完全客观公正地记载所有档案信息；同时，由于档案信息的保密性，客观上使得档案制作部门有可能受个人主观情绪影响而对档案信息的记录、收集与整理等工作以及档案所有权人产生重大影响。现实中，部分案例已经暴露出这个问题，如广州江某诉广州市某储运公司案件中，江某作为公司人事档案保管员在辞职前将个人人事档案擅自取出，然后将劳动合同撕毁并以此主张单位未在规定期限内与其签订劳动合同而向公司索取双倍工资。

　　专业与完整：完善档案信息与建立协调机制

　　我国人事档案制度信任机制的建立与完善要解决上述问题，可以从以下几方面着手：

　　逐步完善人事档案信息内容。我国《档案法》《干部档案工作条例》等相关法律法规规定的人事档案信息内容主要关注档案主体的政治性方面信息，但在市场经济条件下档案信息应更多强调关注市场信息，即档案主体参与市场经济所需的基本履历、履约与违约情况、社会责任意识等信息，这对于国家人事管理、组织及单位人事任免等工作无疑具有重要意义。

　　保障人事档案信息的客观真实。为实现人事档案的信息供给功能，需通过制度设计监督并确保档案信息制作部门提供真实可靠的档案信息，客观公正地记录及评价档案主体。为此，可以要求档案主体在填写、提供人事档案有关材料时补充验证信息客观真实性的渠道，例如提供奖励单位的联系方式、提供材料的依据等；档案信息要对档案所有权人适度放开，所有权人如认为档案信息有误，有权提出异议并在监督管理部门核查确认的基础上修正不实信息。

　　成立专业化档案信息管理组织。目前我国人事档案资料是由国家档案行政管理部门、县级以上地方各级政府的档案行政管理部门、机关团体的档案管理机构或档案管理人员、档案馆等保管，档案管理部门普遍存在工作人员不足、机构不受重视等问题。为改变这种现状，可以合理借鉴吸收欧美等国家相关经验，成立专业化的信用信息管理机构，将人事档案管理、信息更新、档案交接传递等事宜纳入专业化的机制来运行。

　　建立健全档案信息的异议协调机制。建立并完善关于档案遗失、档案信息虚假、管理体制不完善等方面的异议协调及纠纷处理机制，合理确定各方主体的权责，逐步提高我国档案制度的可信度。

　　（作者单位：西南财经大学法学院、中共成都市委宣传部）

编辑：周文